Integritetspolicy

 

 

Syfte

NF Fleet-koncernen värnar om din personliga integritet. Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, lagrar, använder och lämnar ut din personliga information när du använder våra produkter och tjänster, besöker vår hemsida eller är i kontakt med NF Fleet AB i Sverige.

Denna integritetspolicy beskriver också de förutsättningar som styr hur vi behandlar och skyddar den informationen.

 

Allmänna principer                                   

NF Fleet värnar om din integritet och tar hanteringen av dina personuppgifter på allvar. I detta dokument beskriver vi hur vi hanterar dina personuppgifter samt gör en översikt på dina rättigheter. Vänligen läs policyn noga så att processen är så öppen, transparent och säker som möjligt.

Följande principer är centrala för hur vi behandlar dina personuppgifter:

  • Transparens och öppenhet: När vi samlar in och behandlar dina personuppgifter kommer du att informeras om syftet samt vem som samlar in och tar emot dessa uppgifter. Vi kommer alltid, när lagen så kräver, att be om ditt samtycke (t.ex. innan känslig information samlas in). Vi använder aldrig dina personuppgifter i strid med de syften som beskrivs här.

     

  • Legitimitet: NF Fleet samlar inte in eller behandlar personuppgifter utan lagligt stöd. Vi använder bara dina personuppgifter för bestämda affärsändamål (t.ex. för att ge service, sköta kundförhållanden, ta hand om kunders fordonspark, hantera faktureringen, för marknadsföringsaktiviteter, för profilering för bättre kundservice, för att genomföra kundnöjdhetsundersökningar eller rapporter och för att uppfylla lagkrav).

     

  • Minimering: Vi samlar bara in de personuppgifter som är absolut nödvändiga för behandling i enlighet med denna policy. Vi samlar bara in känslig information när den är relevant. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att de personuppgifter vi har är korrekta, kompletta och aktuella.

     

  • Personlig integritet: Vi strävar efter att skydda den personliga integriteten vid hanteringen av personuppgifter och genomför därför konsekvensbedömningar för att säkerställa våra processer och se till att säkerheten är ändamålsenlig samt att din information är skyddad.

Hur länge behåller vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål eller så länge som krävs för att NF Fleet ska kunna uppfylla legala krav eller så länge som en eventuell rättstvist pågår och också under tiden för ett överklagande. Därefter kommer vi antingen att radera eller arkivera uppgifterna i enlighet med gällande lag.

I varje fall kommer dina personuppgifter inte att sparas på ett sätt som gör att du kan identifieras längre än vad som är nödvändigt för att NF Fleet ska uppnå syftet med insamlandet, hanteringen eller för att följa gällande lagstiftning.

Hur säkerställer vi skyddet och integriteten av dina personuppgifter?

Genom tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder (inbegripet utbildning av berörd personal) skyddas dina uppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstöring eller förändring, utelämnande utan tillstånd, intrång och all annan olaglig hantering.

Det är bara de team och anställda inom företaget som har behov av dina uppgifter som har åtkomst till dem. Vi ser till att det finns administrativa rutiner och riktlinjer inom företaget och att vi vidtar alla åtgärder för att säkerställa att anställda, konsulter och leverantörer av tjänster behandlar dina uppgifter konfidentiellt.

Hur kan du säkerställa dina rättigheter som registrerad?

För att säkerställa rättigheterna som beskrivs nedan så kan du när som helst kontakta NF Fleets dataskyddskorrespondent på data_protection.senf@nffleet.com som kommer att hjälpa dig.

Återkallande av samtycke. Om du tidigare gett tillstånd till behandling av dina personuppgifter kan du när som helst återkalla detta samtycke.

Rätt till tillgång. Du kan begära att få tillgång till de personuppgifter om dig som vi behandlar. Du får all information om ändamålet med behandlingen, vilken typ av personuppgifter som behandlas, vilka mottagare som fått uppgifterna, för vilken period uppgifterna lagras, din möjlighet att begära rättelse, radering eller begränsning av behandlingen av uppgifterna osv.

Rätt till portabilitet. Du kan också få en kopia på dina registrerade personuppgifter i ett strukturerat och allmänt använt format så att du kan utnyttja din rätt till dataportabilitet.

Begränsningar. Du kan begära att vi begränsar behandlingen i följande fall:

  • ·om du anser att personuppgifterna är felaktiga, kan du begära att vi begränsar behandlingen till dess att vi kontrollerat dem.
  • ·om hanteringen är olaglig och du föredrar att användningen av dina uppgifter begränsas snarare än raderas.
  • ·om du vill att NF Fleet behåller dina personuppgifter eftersom du behöver dem för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
  • ·om du har invänt mot behandlingen, men NF Fleet behöver kontrollera om vi har berättigade skäl för vår behandling som väger tyngre än dina berättigade skäl.

Rättelse/radering. Du kan också begära att vi rättar, ändrar eller raderar uppgifter som är ofullständiga, inaktuella eller felaktiga.

Du kan begära att dina personuppgifter raderas i följande fall:

  • Dina personuppgifter är inte längre nödvändiga för ändamålet de behandlades för.
  • Du har återkallat samtycket som behandlingen grundat sig på.
  • Du har invändningar mot behandlingen.
  • Om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som NF Fleet omfattas av.

Rätt att göra invändning. Du kan också när som helst göra en invändning mot behandlingen av personuppgifterna om dessa används för marknadsföringsändamål eller profilering för direktmarknadsföring till dig. Du kan också invända mot att dina uppgifter delas med tredje part eller inom koncernen.

Klagomål. Du har rätt att inlämna klagomål avseende behandlingen till Datainspektion.

Du kan också ge oss instruktioner rörande lagring, radering eller utlämnande av dina personuppgifter efter din död. Sådana instruktioner kan vara generella eller specifika.

Särskilda förutsättningar rörande dina personuppgifter hos NF Fleet AB

Vilka aktiviteter och personer berörs av uppgiftsinsamlandet?

Den här policyn gäller alla sorters personuppgifter som insamlas och behandlas av NF Fleet för olika aktiviteter t.ex. företagsleasing, privatleasing, bilförsäljning, vid besök på våra hemsidor eller i mobilapplikationer samt offline-aktiviteter.

Vi kan komma att samla in och behandla dina personuppgifter om du hör till någon av följande kategorier: privatleasingkund eller bilköpare, förare av leasingbil, kontaktperson och/eller avtalsansvarig hos kund, leverantör, partner eller återförsäljare, potentiell kund, bilansvarig, aktieägare osv.

 

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra ett avtal med dig eller ditt företag, när vi har ditt samtycke eller då vi har ett berättigat intresse att hantera dina personuppgifter. Berättigat intresse som laglig grund för behandling av personuppgifter föreligger t.ex. när det är nödvändigt att kommunicera med dig som förare av en leasingbil för att tillhandahålla avtalade tjänster avseende leasing och fordonsadministration eller då det är nödvändigt för att säkerställa fullgörandet av de legala förpliktelser som åvilar NF Fleet som ägare av ett fordon. NF Fleet kan också ha en laglig skyldighet att behandla personuppgifter för att uppfylla krav enligt bokförings- och skattelagstiftning.

Vem kontrollerar uppgifterna?

NF Fleet AB utför behandlingen av personuppgifter som den har beskrivits ovan. Följande gäller behandling av dina personuppgifter av NF Fleet AB i rollen som personuppgiftsansvarig.

Hur använder vi dina personuppgifter?

NF Fleet AB använder dina personuppgifter för att kunna erbjuda och tillhandahålla dig våra tjänster.

NF Fleet AB kan därför komma att använda dina personuppgifter i följande fall:

 

  1. När det är nödvändigt för avtalsenliga ändamål

 

(i)       På en övergripande nivå, för att administrera det affärsmässiga förhållandet med dig och/eller ditt företag, skicka offerter, tillhandahålla överenskomna tjänster, kommunicera med dig angående avtal och annan fordonsrelaterad information, svara på dina förfrågningar och begäran om verifikationer och underlag, ge kundservice, support och utbildning av vår administrativa personal och för att bistå med annan service kopplad till ditt konto;

 

(ii)       för administration av internationella kundkonton för rapportering och utvärdering av olika produkter och tjänster på en global nivå. För att följa upp kundkrav och för att uppnå nöjdhet och kvalitetsmål.

 

(iii)      för att genomföra och tillhandahålla rapporter om kund- och förarundersökningar.

 

(iv)      för att ta fram finansiella rapporter och underlag relaterade till försäljning, inköp, försäkring, pricing m.m.

 

(v)      för att ge förare körhjälpmedel genom digitala verktyg (t.ex. Ecodrive) eller chefer ledningsverktyg för bilparken.

b) Med din kännedom och samtycke

 

(i)       Marknadsföringsändamål: vi kan komma att använda informationen för att kontakta dig med nya erbjudanden, tjänster eller specialerbjudanden som vi tror att du finner värdefulla, eller för att skicka marknadsföring eller nyhetsbrev. Vi kan komma att analysera din kundprofil och preferenser, och utföra flerkanalskampanjer via automatiserade verktyg, kontakta dig via SMS, e-post eller skicka broschyrer;

 

(ii)       Kundtillfredsställelse: vi kan komma att skicka kvalitetsundersökningar om våra produkter och tjänster baserade på verktyg för direktmarknadsföring och analyser;

 

(iii)      Vi kan också komma att bjuda in dig till marknadsevents, tävlingar eller frågesporter via vår app och/eller hemsida;

 

(iv)      Hemsida, cookies och nyhetsbrev: vi kan samla in information via cookies för att ge dig en bättre upplevelse, främst genom att spara dina preferenser och parametrar, vilket sparar tid (t.ex. vilket språk du valt), möjliggör inloggning, bekämpar bedrägerier och analyserar vår hemsida och tjänsters prestanda;

 

Denna information hjälper oss både att förbättra vår hemsida och våra appar och att förstå vilka produkter och tjänster du föredrar.

 

Vi använder också cookies för webbanalyser som mäter aktiviteterna på sidan och visar vilka sidor som är mest besökta.

 

Vi kan installera funktionella cookies för att underlätta ditt besök på vår webbplats eller app. Du kan välja sekretessinställningar för cookies som används för riktad marknadsföring i din webbläsare, som ska ha inställningar som hindrar att information sparas eller att information som redan sparats behandlas utan ditt godkännande.


(v)      För att utföra kundundersökningar, kreditkontroller och kundkännedomskontroller.

 

(c) När det är nödvändigt för företagets bokföring av legala, administrativa och revisionsskäl. Vi kan också använda informationen på grund av legala, försäkrings- eller administrativa krav.

Vilken slags information samlar vi in?

Vi kan komma att behandla följande slags personuppgifter, beroende på vilken kategori av registrerad du tillhör:

  • Identitets- och kontaktinformation såsom för- och efternamn, adress, telefon-/mobilnummer eller e-postadress;

     

  • Yrkesinformation såsom din titel eller e-postadress till arbetet;

     

  • Ekonomisk-/kreditinformation såsom kreditinformation eller avtalsinformation;

     

  • Privat information såsom personnummer i vissa fall;

     

  • Förarinformation såsom kopia på körkort;

 

Vi samlar in uppgifter om dig antingen direkt från dig (t.ex. om du skapar ett konto på någon av våra webbplatser) och vi kan också komma att samla in uppgifter om dig indirekt från våra affärspartners.


Cookies och andra spårningsverktyg

Vi samlar en del information automatiskt genom att använda teknologi som cookies, taggar, webbläsaranalyser och serverloggar för att ge dig en bättre användarupplevelse då du besöker våra webb-sidor eller använder våra appar.

Vi kan komma att samla in information om vilken webbläsare du använder när du besöker vår hemsida och hur du använder hemsidan.

Vi kan samla in din platsinfo om du använder vår kundportal my.nffleet.se eller mobilapp om du samtyckt till det när så krävs. Vi kanske också undersöker hur ofta du använder tjänsterna och var du laddade ner mobilappen.

 

Fordonsanvändning och övriga tjänster

När ditt företag använder våra leasingtjänster, är det möjligt att vi samlar in information om fordonet (såsom registreringsnummer, försäkring, utförd service, däckbyten, trängselskatter, eventuella obetalda p-böter, förfrågningar om hastighetsöverträdelser m.m.) för att kunna utföra tjänsten i enlighet med kontraktet och för att fakturera dig eller ditt företag. Om bilen råkar ut för en skada, stillestånd eller du är inblandad i en trafikolycka kan vi behandla information om assistans och skadeanmälningar och eventuella polisutredningar.

Har du tillgång till ett drivmedelskort via NF Fleet AB behandlar vi personuppgifter som härrör från användning av detta för att kunna fakturera dig eller ditt företag.

Vem delar vi dina personuppgifter med?

Grundregeln är att vi aldrig lämnar ut dina personuppgifter till tredje part att användas för marknadsföringsändamål, utan ditt samtycke. I vissa fall använder vi oss dock av partners eller andra utförare för att du ska kunna få det du önskat och därmed en bättre service enligt de syften som beskrivits ovan. Vi delar därför endast dina personuppgifter om det behövs enligt följande:

  • Internt inom företaget till de avdelningar som behöver ha tillgång till uppgifterna för försäljning, kundtjänst, marknad, IT, support och underhåll. Vi kan dela dina uppgifter till andra företag inom koncernen, som kan komma att använda dem i enlighet med den här policyn.

     

  • Till våra billeverantörer, serviceverkstäder, däckleverantörer, drivmedelsleverantörer, hyrbilsbolag och utförare av vägassistans. Vi delar också dina uppgifter med serviceleverantörer, såsom dataleverantörer, dataadministratörer med säte i Frankrike eller inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och då med instruktion att bara använda dina personuppgifter i enlighet med våra föreskrifter.

     

  • Om det behövs för att genomföra försäljning eller överföring av affärstillgångar i samband med konkursförfarande, för att övervaka våra rättigheter, skydda vår egendom eller skydda annans rättigheter, egendom eller säkerhet, eller om det behövs som stöd för extern revision, compliance eller företagsstyrningsfunktion.

     

  • När så krävs enligt lag t.ex. som svar på en stämning eller till rättsvårdande myndighet, skattemyndighet eller domstol.

 

Vänligen notera att vi också kan använda och utlämna personuppgifter om dig som inte är identifierbara, dvs. i en sammanställning där du inte längre kan identifieras.

 

Hur länge behåller vi personuppgifterna?

Vi sparar bara informationen vi samlat in i enlighet med de syften och på så sätt som beskrivits ovan så länge som det är nödvändigt.

Hur kontaktar du oss eller Datainspektionen om du vill klaga på något?

Skriv eller e-posta till oss om du har frågor, klagomål eller kommentarer rörande den här integritetspolicyn eller vår hantering av personuppgifter.

 

Adress: NF Fleet AB, Att: Dataskyddskorrespondent, Eldarvägen 6, 187 75 Täby

E-postadress: data_protection.senf@nffleet.com

Du kan också klaga hos Datainspektionen om du är tveksam till NF Fleets hantering av dina personuppgifter.

Vad händer när vi ändrar den här integritetspolicyn?

Vår integritetspolicy kan komma att ändras då och då till följd av förändringar i hanteringen av dina personuppgifter. Dessa förändringar kommer dock alltid att ske i enlighet med gällande lag. Gå gärna in på den här sidan ibland för att få den senaste informationen om hur vi skyddar dina personuppgifter. Vi kommer att meddela dig om det sker några väsentliga förändringar till följd av lagändringar.